På di.dk anvender vi cookies til en række forskellige formål i forbindelse med funktion, webanalyse og marketing. Klikker du videre på sitet, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Du kan læse mere om cookies og fravælge brugen af dem på denne side.

Internet og e-mail

Kontrol med medarbejderens brug af internet og e-mail 
Persondatalovens regler 
En virksomheds kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail er omfattet af persondataloven.

Det betyder, at virksomheden på forhånd skal informere medarbejderne, hvis virksomheden bruger tekniske muligheder til at registrere medarbejdernes hjemmesidebesøg og gemme kopi af e-mails.

Informationen skal gives på en klar og utvetydig måde. Det skal fremgå, om oplysningerne eventuelt vil blive gennemgået. Desuden er det en betingelse, at registreringen sker af hensyn til drift, sikkerhed, genetablering, dokumentation eller kontrol.

DA/LO aftale om kontrolforanstaltninger
Kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail er også omfattet af DA og LO's aftale om kontrolforanstaltninger. Af aftalen følger, at kontrolforanstaltningen skal være driftsmæssigt begrundet og ikke må virke krænkende for medarbejderne. Herudover skal medarbejderne underrettes om nye kontrolforanstaltninger senest 6 uger, før de iværksættes.

Hvis virksomheden har et samarbejdsudvalg, skal orienteringen om kontrolforanstaltningen ske i samarbejdsudvalget. Alternativt kan den gives til tillidsrepræsentanten.

Må virksomheden læse medarbejderens e-mails og gennemgå logfilen over hjemmesidebesøg?
Virksomheden kan gennemgå medarbejdernes e-mails eller logfilen over hjemmesidebesøg, hvis der er et sagligt formål med gennemgangen, og medarbejderne på forhånd er orienteret om, at en sådan gennemgang kan finde sted. Formålet kan være sikkerhedsmæssigt eller ledelsesmæssigt, herunder kontrol med, at virksomhedens retningslinier for brug af internet og e-mail overholdes. Virksomheden må som hovedregel ikke åbne medarbejderens private mails, medmindre medarbejderen har givet samtykke hertil. Et sådant samtykke kan eventuelt indhentes i forbindelse med ansættelsen.

Internet og e-mail politik
DI anbefaler, at virksomhederne ud over den nævnte information til medarbejderne opstiller mere detaljerede regler for medarbejdernes brug af Internet og e-mail, så der er klarhed om virksomhedens politik på området. En sådan politik skal også forelægges samarbejdsudvalget/tillidsrepræsentanten inden ikrafttræden. Politikken kan blandt andet regulere følgende emner:

• Generelt om medarbejdernes anvendelse af internet og e-mail
• Etiske standarder
• Tredjemands ophavsrettigheder
• IT-sikkerhed
• Private formål
• Medarbejderens fravær/ansættelsesforholdets ophør
• Registrering og kontrol
• Ansættelsesretlige konsekvenser ved manglende overholdelse

Kontakt DI for yderligere oplysninger.


Klar til persondataforordningen?

Når persondataforordningen træder i kraft den 25. maj 2018, bliver reglerne for behandling af persondata skærpet, og virksomheder, der ikke overholder reglerne, risikerer store bødestraffe for overtrædelse.

I Personale Update og på di.dk/persondata kan I finde viden og værktøjer. I kan få svar på spørgsmål, hente vejledninger og tilmelde jer konferencer og kurser om korrekt behandling af persondata.

Fakta

Se persondataloven og læs om kontrolforanstaltninger her.