På di.dk anvender vi cookies til en række forskellige formål i forbindelse med funktion, webanalyse og marketing. Klikker du videre på sitet, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Du kan læse mere om cookies og fravælge brugen af dem på denne side.
SENESTE NYHEDER

Offentlige indkøbere bruger den dyreste udbudsmetode

Offentlige udbud er en dyr og krævende proces for både virksomheder og udbydere, der ofte drukner i tilbud. En løsning er at bruge begrænsede udbud, hvor kun udvalgte virksomheder byder ind. Men en ny analyse viser, at brugen af begrænsede udbud er styrtdykket.
DI kender flere eksempler på offentlige udbud, hvor omkostningerne til udbudsprocessen blev flere gange højere end udgiften til løsningen af opgaven. DI anslår, at langt de fleste udbud kan gennemføres med transaktionsomkostninger under ti procent.

Publiceret: 04.04.2017
Af Lotte Malene Ruby mail

- Otte ud af ti rådgivningsvirksomheder siger, at de helt eller delvist har droppet det offentlige marked. Det skyldes at udbudsprocesserne ofte er ekstremt ressourcekrævende, og chancen for at vinde et udbud er lav, fordi der kan være 20-30 andre virksomheder, der byder på den samme opgave, siger Henriette Søltoft, som er branchedirektør for DI Rådgivere.

Problemet er, at mange offentlige indkøbere ikke er opmærksomme nok på de omkostninger, der knytter sig til udbudsprocesserne. Derfor vælger de ofte meget krævende udbudsformer i sammenhænge, hvor enklere og billigere udbudsmetoder havde været et bedre valg for alle parter.

- Udbudsloven giver ellers indkøberne god mulighed for at vælge mellem forskellige former for udbud alt efter, hvilken opgave de skal have løst. "Offentligt udbud" er den tungeste proces, mens "begrænset udbud" giver indkøberen mulighed for at vælge nogle få relevante virksomheder ud først i udbudsprocessen, så færre virksomheder byder forgæves. Men begrænset udbud bliver brugt alt for lidt, siger Henriette Søltoft.

Faktisk viser en ny analyse fra DI Rådgiverne at brugen af begrænset udbud er halveret fra 2015 til 2016.

Læs også: Udbudslovens potentiale udnyttes ikke tilstrækkeligt

Offentlige udbud er en dyr fornøjelse

Det billede kan John Pedersen, som er adm. direktør i virksomheden Operate  og formand DI Rådgivernes udbudspanel, godt genkende.

- Samfundsøkonomisk er det fuldstændigt uholdbart, når mange virksomheder byder på den samme opgave, og den offentlige indkøber bagefter bruger store ressourcer på at evaluere de mange tilbud. Derfor skal der meget større fokus på at vælge de rette udbudsformer, så der bliver rimelige proportioner mellem udbud og opgave. Det vil være en stor gevinst for alle parter, siger John Pedersen.

Det er nemlig ikke kun virksomhederne, som betaler regningen.

- Idéen med at sætte offentlige opgaver i udbud er sund og medvirker til at skabe større gennemsigthed i markedet. Men bagsiden ved de tunge udbudsprocesser er, at omkostningerne bliver meget høje – og som virksomheder har vi ikke andre muligheder end at inkludere dem i vores priser, påpeger John Pedersen.

Læs også: Mangel på medarbejdere bremser vækst i rådgiverbranchen

Holbæk Kommune har fokus på udbud

En del offentlige aktører har også allerede rette lyset mod udbudsprocesserne og de omkostninger, som følger med. Det har de blandt andet i Holbæk Kommune, hvor bevidste valg af udbudsmetoder er en fast del af indkøbsstrategien – både for at sikre den bedste pris og den rigtige kvalitet i tilbuddene.

- Vi har for eksempel for tiden kig på at lave en imagekampagne, hvor budgettet er på cirka 200.000 kroner. Derfor har vi valgt en form for begrænset udbud, hvor vi inviterer tre virksomheder til at give et bud. Men det behøver ikke kun at afhænge af opgavens størrelse. Man kan for eksempel også vælge begrænset udbud for at sikre sig bud fra små og mellemstore virksomheder, som vi gjorde, da vi udbød vores kantinedrift, siger Anders Brøndum, der er indkøbschef i Holbæk Kommune.

Han overvejer også altid, hvilken arbejdsbyrde valget af udbudsmetode vil medføre.

- Jeg ved jo godt, at offentlige udbud giver omkostninger for virksomhederne, som ender hos kunderne – og det giver selvfølgelig også ekstraomkostninger for os, hvis vi skal læse 30 tilbud. På den måde er det ren win-win at træffe bevidste valg, men det kræver selvfølgelig også af virksomhederne, at de accepterer, at de ikke kan få lov til at være med i budrunderne hver gang, siger Anders Brøndum.

Læs også: Fakta om indkøb under udbudsgrænsene

Oplysning og styr på omkostninger

Henriette Søltoft er da også opmærksom på, at det næppe er ond vilje hos de offentlige indkøbere, som får omkostningerne til udbudsprocesserne til at løbe løbsk.

- Vi har da mødt indkøbere, som mente, at de høje udbudsomkostninger var virksomhederne problem. Men jeg tror faktisk, at ønsket om ikke at begå fejl i forbindelse med udbuddene er en væsentligere årsag til, at indkøberne vælger de tungeste procedurer. Derfor tror jeg også, at vi kan nå langt med oplysning og gode værktøjer til at vælge de bedste metoder, siger hun.

Derfor har DI blandt andet udarbejdet en guide med 18 gode råd til køb af rådgiverydelser. Men fordi der også er besparelser at hente på indkøbersiden, kunne det også give god mening, hvis de offentlige aktører i højere grad selv gik ind på at måle transaktionsomkostningerne ved køb af rådgiverydelser.

- Jeg tror, at det ville gøre en kæmpe forskel, hvis det var et krav til indkøberne, at de skulle beregne transaktionsomkostningerne, inden de satte udbudsprocessen i gang. Så kunne man på forhånd se, hvad det ville betyde – både for virksomheder og udbydere, siger Henriette Søltoft.

Læs også: 18 gode råd til køb af rådgiverydelser

Idéen med at sætte offentlige opgaver i udbud er sund og medvirker til at skabe større gennemsigthed i markedet. Men bagsiden ved de tunge udbudsprocesser er, at omkostningerne bliver meget høje – og som virksomheder har vi ikke andre muligheder end at inkludere dem i vores priser
JOHN PEDERSEN, ADM. DIREKTØR I OPERATE
Yderligere info
Kontakt image
Branchedirektør
Tlf: +45 3377 3654
Mobil: +45 2088 3919
E-mail: hesdi.dk
PUBLICERET: 04-04-2017 OPDATERET: 04-04-2017