Kan blive en dyr affære
Hvis virksomheden ikke kender til og overholder international og national lovgivning, når medarbejderne skal arbejde for jer i udlandet, kan det blive unødvendigt dyrt for jer. Det skyldes blandt andet, at I risikerer at blive mødt af krav fra udenlandske myndigheder, hvis I bevidst eller ubevidst ikke overholder reglerne.
Kræver forberedelse
Hvis jeres medarbejdere rejser til udlandet, skal I være opmærksomme på de juridiske forhold om blandt andet:
- Opholds- og arbejdstilladelse samt registrering i arbejdslandet
- Medarbejderens ansættelsesforhold (løn, arbejdstid, ret til ferie osv.)
- Diæter og rejseomkostninger
- Social sikring (pension, sygehusbehandling, barsel osv.)
- Forsikring
- Skatteforhold
Rejser til EU/EØS-lande
Hvis en medarbejder skal udstationeres til eller på forretningsrejse i et EU/EØS-land, slipper I for mange af de besværligheder, der kan være forbundet med ophold i lande uden for EU/EØS, da f.eks. opholds- og arbejdstilladelse ikke er nødvendig inden for EU.
Medarbejderen skal dog sikre sig et registreringsbevis ved ophold i mere end tre måneder i samme EU/EØS-land. Kravet om registreringsbevis gælder ikke inden for Norden.
Derudover er der vedtaget en række fælles regler, der betyder, at I for en begrænset periode – typisk to år – kan bevare medarbejderen på dansk social sikring og kun indbetale sociale bidrag i Danmark, mens medarbejderen arbejder i udlandet.
Desuden kan I vælge dansk lovvalg under medarbejderens udstationering, hvilket betyder, at eventuelle tvister skal løses efter dansk ret. I skal dog være opmærksomme på, om der er specifik lovgivning i arbejdslandet, der ikke kan fraviges ved en aftale mellem jer og medarbejderen.
Rejser til tredjelande
Det kræver generelt langt mere forberedelse at udsende medarbejdere til tredjelande (lande uden for EU/EØS), selv for kortere forretningsrejser. Især i relation til indhentning af arbejds- og opholdstilladelse er det en anderledes proces end rejser til EU/EØS-lande.
Medarbejderen kan kun undtagelsesvist bevare dansk social sikring og dansk lovvalg. Danmark har dog indgået en række aftaler med tredjelande, der betyder, at medarbejderen typisk kan bevare dansk pension for en begrænset periode under en udstationering.
Udstationering til lande uden for EU/EØS stiller også krav til, at I har tegnet de fornødne forsikringer eksempelvis ved medarbejderens sygdom eller skade.
Hvis medarbejderen skal udstationeres til højrisikolande, bør I læse DI’s særlige vejledning. Vejledningen informerer jer om de forhold, I bør overveje og igangsætte, inden I sender en medarbejder til lande, hvor der er større risiko for medarbejderens og virksomhedens sikkerhed.
Find vejledningen ”Tænk sikkerhed med” – klik her
Kortere forretningsrejser skal også forberedes
Selvom I kun udsender medarbejdere kort tid ad gangen på forretningsrejser til andre EU/EØS-lande, bør I også forberede jer. F.eks. bør I opnå bevis fra Udbetaling Danmark på, at medarbejderen er omfattet af dansk social sikring. Derudover skal I have styr på, hvordan medarbejderen i øvrigt er forsikret under rejsen.
Minimumslovgivning der skal overholdes
Uanset om I udstationerer en medarbejder til et EU/EØS-land eller et tredjeland, vil der i de fleste lande være ’minimumslovgivning’, som I ikke kan fravige. Det kan have betydning for de aftaler, I indgår i ansættelseskontrakten og/eller udstationeringsaftalen f.eks. om arbejdstid, løn eller regler om opsigelse.
Det er derfor vigtigt at få set medarbejderens ansættelseskontrakt og/eller udstationeringsaftale igennem af en rådgiver, som kender de ansættelsesretlige regler i arbejdslandet. DI kan ofte formidle kontakten gennem DI’s egne internationale kontorer og søsterorganisationer.
Udstationering, lokalansættelse eller selvstændig konsulent
Der er en række kriterier, som skal være opfyldt, før udsendelsen af en medarbejder kan karakteriseres som en udstationering. Generelt gør det sig gældende, at den udstationerede medarbejder skal arbejde i udlandet for den danske virksomhed, som medarbejderen normalt arbejder for.
Hvis medarbejderen i stedet bliver ansat hos en udenlandsk dattervirksomhed, vil der være tale om en lokalansættelse. I så fald skal den udenlandske virksomhed indbetale bidrag til eventuelle social sikringsordninger i det pågældende land.
Udfordringerne kan opstå ved, at danske virksomheder selv mener, at der er tale om en udstationering, men hvor de udenlandske myndigheder anser ansættelsesforholdet som en lokalansættelse. Derfor skal I være særdeles omhyggelige, når I overvejer, hvilken konstruktion, I ønsker at benytte.
Slutteligt bør I være påpasselige med ’business-to-business’-aftaler, hvor I bruger en selvstændig konsulent, freelancer eller lignende, da det kan blive anset for at være et forsøg på at omgå landets regler. I bør derfor altid undersøge, om der er særlige restriktioner i det pågældende land ift. brugen af selvstændige.
