På di.dk anvender vi cookies til en række forskellige formål i forbindelse med funktion, webanalyse og marketing. Klikker du videre på sitet, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Du kan læse mere om cookies og fravælge brugen af dem på denne side.

I orden at bede om kopi af pas ved ansættelse

ANSÆTTELSE. Ligebehandlingsnævnet har afgjort, at det var i overensstemmelse med forskelsbehandlingsloven at give en ansøger afslag, da han ikke ville udlevere kopi af sit pas. Men vær opmærksom på de persondataretlige principper, hvis I beder om kopi af et pas.
Modelfoto: Colourbox

Forsøg på at stoppe bøderegn

Sagen handlede om en virksomhed, som i flere tilfælde havde måtte betale bøder, fordi det havde vist sig, at medarbejdere ikke havde de fornødne opholds- og arbejdstilladelser. For at undgå at ansætte ulovlig udenlandsk arbejdskraft havde virksomheden derfor i 2013 indført en ny praksis i forbindelse med ansættelse. Samtlige ansøgere – danske såvel som udenlandske statsborgere - skulle aflevere kopi af pas, når de søgte en stilling i virksomheden.

Ansøger ville ikke udlevere kopi af sit pas

En ansøger med slovakisk oprindelse blev – som alle andre - bedt om at aflevere kopi af sit pas, da han søgte en ledig stilling i virksomheden. Da han ikke ville aflevere kopi af sit pas, fik han afslag.

Ansøgeren klagede til Ligebehandlingsnævnet. Han mente, at der var tale om et ulovligt ansættelseskrav, overtrædelse af grundlæggende rettigheder og magtmisbrug.

I orden at give afslag

Ligebehandlingsnævnet fastslog, at virksomheden ikke havde handlet i strid med forskelsbehandlingsloven. Nævnet lagde vægt på, at samtlige ansøgere til ledige stillinger – uanset statsborgerskab – blev bedt om at aflevere kopi af pas. Ligebehandlingsnævnet nævner derudover i afgørelsen, at virksomhedens praksis var indført i tråd med myndighedernes retningslinjer, og at formålet var at undgå at ansætte ulovlig udenlandsk arbejdskraft.

DI var ikke involveret i sagen.

Persondataretlige regler

Ligebehandlingsnævnets afgørelse tager ikke konkret stilling til persondataretlig lovgivning, men det er vigtigt at forholde sig til persondataretlige regler, når I anmoder ansøgere om en kopi af en ansøgers eller en medarbejders pas.

Persondatalovgivningen skelner mellem almindelige og følsomme personoplysninger, og der gælder generelt skærpede regler for behandling af følsomme oplysninger. Det er derfor vigtigt at skelne mellem statsborgerskab og nationalitet, da det er to forskellige slags oplysninger.

Virksomheder bør generelt afholde sig at fra spørge om nationalitet, da begrebet terminologisk har relation til etnicitet. En ansøgers etnicitet (og race) er en følsom oplysning jf. persondatalovens § 7 og persondataforordningens art. 9.

Omvendt er oplysninger omkring statsborgerskab, som et pas indeholder, ikke en følsom oplysning. Dette er en almindelig oplysning, som virksomheden sagligt kan behandle efter persondataloven og persondataforordningen i lyset af et kommende ansættelsesforhold, hvor det påhviler virksomheden at sikre sig, at medarbejderen har fornøden arbejds- og opholdstilladelse.

DI's råd

Når I beder om dokumentation fra medarbejdere i forbindelse med ansættelse, er det vigtigt, at I behandler alle ansøgere ens.

Hvis I beder en ansøger om at aflevere en kopi af sit pas, behandler I personoplysninger.

Det betyder, at indhentelsen af paskopien skal være i overensstemmelse med de grundlæggende principper om god databehandlingsskik jf. § 5 i persondataloven og art. 5 i persondataforordningen.

Jeres anmodning om paskopi skal derfor tjene et sagligt og relevant formål.

Anmodningen om en kopi af passet skal endvidere ske med en tilstrækkelig behandlingshjemmel. I skal kunne redegøre for, at behandlingen er nødvendig i forhold de forpligtelser, der påhviler jer som dataansvarlige.

En paskopi til brug for dokumentation for opholds- og arbejdstilladelse kan indhentes med behandlingshjemmel i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 og fra 25. maj 2018 i persondataforordningens art. 6 litra c.  

Hvis I har et sagligt formål med at bede en ansøger om at aflevere en kopi af sit pas, f.eks. i forbindelse med oplysninger til vurdering af en opholds- og arbejdstilladelse, vil behandlingen af en paskopi derfor være i overensstemmelse med persondataretlig lovgivning.

Vi benytter ikke din mailadresse til andet end dette nyhedsbrev. Du kan til enhver tid framelde dig igen her.
PUBLICERET: 09-01-2018 OPDATERET: 09-01-2018