På di.dk anvender vi cookies til en række forskellige formål i forbindelse med funktion, webanalyse og marketing. Klikker du videre på sitet, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Du kan læse mere om cookies og fravælge brugen af dem på denne side.

Den vigtige ledelsessamtale - 3 trin til den svære samtale

Med ledelsesretten følger også en ledelsespligt. En pligt til at tage hånd om en eventuel adfærd hos en medarbejder, der giver problemer på arbejdspladsen. Ledelse er at tage aktion - når der er konflikter, når medarbejderen ikke performer, kommer for sent eller har for meget fravær. For mange ledere er det en svær samtale at tage.

Af Chefkonsulent Annette Thornberg, DI

Det første, man bør gøre, er at overveje, om der er tale om et problem, der influerer på arbejdspladsen. Ledere skal ikke altid gå ind og klare alle problemer. Hvis det ikke betyder noget for arbejdet, skal man ikke nødvendigvis gribe ind. Medarbejderne skal i første omgang selv have mulighed for at løse konflikterne.  Løse rygter fra andre medarbejdere skal man også passe på at holde adfærdsregulerende samtaler på baggrund af. Så er det bedre selv at se tiden an og vurdere, om der er noget om snakken, og om det er noget, man som leder skal gribe ind i, og som influerer negativt i forhold til øvrige medarbejdere og til virksomheden.

Udgangspunktet for den adfærdskorrigerende samtale er ønsket og troen på, at medarbejderen kan forbedre sig, og at man som leder ønsker at beholde medarbejderen. 

Før samtalen

Du skal forberede dig på, hvad du vil have ud af samtalen. Hvad er det for en ændring, der skal ske? Det er også vigtigt ikke at have uld i munden, men være klar og tydelig i din kommunikation, så medarbejderen har forstået, hvad du ønsker skal forbedres. Vær klar over, at al forandring tager tid – ikke mindst adfærdsforandringer. Så det er vigtigt, at du tager dig den nødvendige tid til at følge op på samtalen.

En god idé er at lave en klar aftale med din medarbejder om, hvad der skal ske, når samtalen er slut.

Selve samtalen

Vær specifik og konkret omkring, hvad der er problemet. Ingen bliver klogere af at få at vide, at man er inkompetent, uvenlig eller sur. Fortæl præcis hvornår uhensigtsmæssig adfærd indtræf, og hvad der opfattes som inkompetent eller uvenligt.
Stil spørgsmål og lyt. Måske har medarbejderen en anden oplevelse end dig, som er vigtig at få frem.

Medarbejderen reagerer ofte på følgende tre måder:
- Medspiller, hvor medarbejderen er enig i problematikken og er villig til at indgå i problemløsningen. Her er det vigtigt at få medarbejderens bidrag til at løse problemet.
- Modspilleren. Her er det vigtigt at få sluttet samtalen ordentligt. Det vil sige anerkende medarbejderens synspunkt, men også holde fast i eget synspunkt. Formålet er at få plantet nogle frø hos medarbejderen, der kan modnes, så samtalen kan fortsættes på et senere tidspunkt. Hvis modspilleren ikke bliver til en medspiller på et tidspunkt, må man som leder overveje, om der skal andre konsekvenser til som eksempelvis advarsel og i sidste ende afskedigelse.
- Passpiller. Her kan medarbejderen godt se problemet, men mener at være uforskyldt eller offer for omstændighederne. Her kan man give medarbejderen nogle observationsopgaver, der kan modne medarbejderens forståelse for adfærdsændringen.

Efter samtalen

Hvis der er tale om en medspiller, så må du lave en klar plan for, hvad der skal ske, og følg op. Anerkend din medarbejder for at indgå i ændringerne. Det er svært at ændre adfærd, så det er vigtigt at støtte op og anerkende forbedringer.
Hvis der er tale om en modspiller eller passpiller, så må du indkalde til nye samtaler og i sidste ende vurdere, om der skal ske yderligere konsekvenser, hvis medarbejderen ikke ændrer adfærd. Hvis du ønsker at afskedige medarbejderen, skal du ikke begynde at tænke i adfærdsændrende samtaler. Så skal du tage kontakt med HR og/eller DI’s personalejurister og finde ud af, hvordan en sådan sag skal forberedes.

De vigtige samtaler er en del af ledelsesopgaven. Hvis du ikke tager denne opgave på dig, risikerer du konflikter, utilfredshed og frustration hos de øvrige medarbejdere. I værste fald du risikerer du, at dine medarbejdere mister respekten for din ledelsesautoritet, hvis du ikke tager hånd om de udfordringer, der er i dit ledelsesområde.

 

Kurser

Har du brug for at forbedre din måde at håndtere disse samtaler på, så har DI to kurser, som du kunne have din interesse:

Lederens svære samtaler - for ledere   

De vigtige samtaler - for HR-medarbejdere

 

Vær specifik og konkret omkring, hvad der er problemet. Ingen bliver klogere af at få at vide, at man er inkompetent, uvenlig eller sur.
ANNETTE THORNBERG, DI
Vi benytter ikke din mailadresse til andet end dette nyhedsbrev. Du kan til enhver tid framelde dig igen her.
PUBLICERET: 01-05-2018 OPDATERET: 01-05-2018