Forudsætninger
Når konverteringen er gennemført, er alle processer indrettet efter principperne for lean. Forudsætningen for at arbejde med lean er sandsynligvis endnu ikke til stede. I stabiliseringsfasen skal forudsætningerne etableres for at arbejde med lean.
Forberingskultur
I stabiliseringen startes udviklingen af en forbedringskultur, hvor medarbejderne tager del i analyse af arbejdsprocesser, der ikke fungerer optimalt, Det kan eksempelvis være en maskine, der har mange uplanlagte stop. Teknikere og operatører er dem, der kender den bedst. Det er derfor medarbejderne, der vil kunne gennemføre en analyse af, hvad der sker og hvorfor. Deres forslag til, hvordan problemet kan løses, er derfor interessante at få frem.
Ny ledelsesstruktur
I Stabilisering ændres lederens rolle og virksomhedens ledelsesstruktur væsentligt. Der etableres en mødestruktur med daglige tavlemøder, fabriksmøder eller enhedsmøder. Formålet er at sikre en hurtig reaktion på afvigelser.
Processikkerhed forbedres
Under implementeringen af Stabilisering forbedres processikkerheden. Disse forbedringer omsættes i reduktion af gennemløbstider og lagre. Når fejlraterne er bragt ned, så de måles i PPM (Parts Per Million, hændelser pr. million gange processen udføres) anvendes værktøjer fra Six Sigma til at reducere fejlraterne yderligere. Six Sigma er ikke endemålet for lean, idet Six Sigma forudsætter, at fejl altid vil forekomme, men de kan reduceres, så de forekommer meget sjældent. Endemålet for lean er nul fejl, som opnås ved sikre processer og gode standarder. Værktøjerne fra Six Sigma kan bidrage til at nå dette mål, når fejl fra processer og udstyr optræder med lave PPM værdier.
Udjævning af efterspørgslen
En anden form for stabilisering er målrettet udjævning af efterspørgslen. Det er ikke alle udsving i efterspørgslen, der er skabt af kunderne. Samarbejdet mellem salg og produktion styrkes for at sikre, at de reducerede lagre ikke betyder manglende levering til kunderne.
Nye regnskabsprincipper
Når gennemløbstiden er tilstrækkelig kort, er det en fordel at ændre regnskabsprincipper, så de ikke viser dårlige resultater, selv om virksomheden bliver sundere og mere fleksibel. Ændringen indebærer, at der gøres op med enhedsomkostninger og normtider.
Forberedelse
For at drive udviklingen i retning af lean skal strategiplanen indeholde mål, som driver organisationen i den retning. Det kan for eksempel være reduktion af gennemløbstider for udvalgte ydelser, reduktion af lagre og samtidig forbedring af rettidig levering. Der er en kobling mellem gennemløbstid, kø og lager, så de kan drives ved at have et mål om, at den let-omsættelige arbejdskapital skal omsættes én gang hurtigere pr. år (Quick Working Capital Turns). Den let-omsættelige arbejdskapital er værdien af lager, plus den kredit vi har givet til kunderne, fratrukket den kredit vi har fået hos leverandørerne.
Kendetegn
Fasen Stabilisering er implementeret, når der med små lagre og kort gennemløbstid er opnået en jævn belastning ved hjælp af de interne og eksterne processer, samt at de anvendte arbejdsprocesser, udstyr, materialer og standarder sikrer, at der ikke optræder fejl og mangler i forhold til kundernes behov.
For administration, service og varehåndtering vil nogle af trinene i Stabilisering være mindre relevante og kan derfor gennemføres hurtigt.
Stabilitet i processer
Lean har som forudsætning, at der er stabilitet i processer, aftræk (belastning), udstyr og materialer. Det betyder, at når arbejdet udføres i henhold til den gældende standard, får vi det forventede resultat. Fejl og mangler optræder ikke.
Det kan forventes, at ovenstående betingelser ikke er opfyldt hverken før eller efter Konvertering. Ved at gennemføre Stabilisering, etableres der så meget stabilitet, at der kan arbejdes videre med lean.
I moderne produktion forventes der fejl. Hvis en optimering er udført i så høj grad, at der aldrig optræder fejl, er processen ofte ikke økonomisk optimal målt med de økonomiske værktøjer, der anvendes ved moderne produktion.
Målinger anvendes som indikator
Ved konverteringen er der ikke ændret grundlæggende i processer, udstyr og materialer. Der er indført standarder for, hvordan arbejdet skal udføres, så afvigelser kan henføres til enten processer, udstyr, materialer eller standarden. I Stabilisering anvendes de målinger, der er indført under konverteringen til at finde afvigelser, som kan bruges som indikator for et problem, der kan løses ved at ændre i processer, udstyr, materialer eller standarden.
Trin gennemføres i rækkefølge
Mængden af fejl og ustabilitet afgør, hvor lang tid der skal arbejdes i de enkelte trin. Trinene supplerer hinanden, så det kan være en fordel at gennemføre trinene i rækkefølge og efterfølgende arbejde med værktøjerne fra alle trin.
Hvis forholdene er stabile, kommer virksomheden hurtigt til Organisering.
Sammenhæng mellem strategi og indsatsområder
Inddragelsen af medarbejdernes forslag og oplevelser af problemer fokuseres, og prioriteres ud fra de indsatsområder, der er for det enkelte team. Det er derfor nødvendigt med en klar sammenhæng mellem virksomhedens strategi og de indsatsområder, der er defineret for det enkelte team. Startes inddragelsen af medarbejdernes forslag inden konverteringen, risikerer forslagene at trække det enkelte team i en anden retning, end strategien forventer.
Medarbejderinvoldvering
Det er ikke det samme, som at der ikke skal lyttes til medarbejderne under konverteringen. De skal naturligvis inddrages i udarbejdelse af eksempelvis layout og beskrivelse af arbejdsprocesser. Når ledelsen har besluttet at gennemføre en konvertering, er det ikke til diskussion, at der skal skabes flow og træk. Af samme grund er det vigtigt, at konverteringen gennemføres i en kort og intensiv periode.
Det kan være forskelligt fra virksomhed til virksomhed og fra team til team, hvilke forstyrrelser i det daglige arbejde, der er vigtigst at få stabiliseret. I en maskintung funktion vil det typisk være omkring vedligeholdelsen (TPM). Er arbejdsprocesserne manuelle, er det i højere grad variansreduktion (VAR) eller forbedret instruktion af nye medarbejdere.